Drift- och underhållsplan i BRF: skillnaden mellan drift och underhåll

Guide av arkitekterna på doARK · uppdaterad 13 september 2026

Begreppet "drift och underhåll" dyker upp titt som tätt i mallar, offerter, förvaltningsavtal och årsredovisningar, ofta utan att någon förklarar exakt vad som menas. Är en drift- och underhållsplan samma sak som en underhållsplan, bara med ett längre namn? Är en trasig cirkulationspump drift eller underhåll? Den här guiden reder ut skillnaden, var gränsen brukar dras i praktiken, varför den syns i föreningens nyckeltal och vad ni ska kräva in efter en entreprenad.

Vi som skrivit guiden är arkitekter på doARK i Helsingborg. Vi projekterar och besiktigar flerbostadshus till vardags, och vi har byggt verktyget Planbo för att hjälpa styrelser att bygga sin underhållsplan och hålla den aktuell.

Kort svar:

• Drift är den löpande skötseln som håller huset i gång: värme, el, vatten, städning, snöröjning, sophantering, tillsyn och felanmälan. Den budgeteras år för år.
• Planerat underhåll är de förutsebara åtgärderna på byggdelarna, till exempel takomläggning, fönsterbyte och stambyte. Det är det som står i underhållsplanen.
• Avhjälpande underhåll är reparationer när något redan har gått sönder. Det går inte att tidsätta i förväg och brukar hanteras i driftbudgeten som en post för reparationer.
• En drift- och underhållsplan är inget fast definierat dokument. Ibland betyder den bara underhållsplan, ibland ett paket där också driftens rutiner och avtal ingår.

Vad är drift i en fastighet?

Drift är den löpande, återkommande skötseln som gör att huset fungerar från dag till dag. Det handlar om sådant som uppvärmning, el och vatten, städning av trapphus och gemensamma ytor, snöröjning och halkbekämpning, sophantering, felanmälan, tillsyn av tekniska system som hiss och ventilation, samt skötsel av utemiljön. Gemensamt för driftposterna är att de återkommer ofta, många på vecko- eller månadsbasis, och att kostnaden är relativt jämn från år till år, även om taxor och energipriser kan få den att röra sig. Driften sköts vanligen genom avtal med en fastighetsskötare, en teknisk förvaltare eller separata leverantörer, och kostnaden redovisas löpande i föreningens resultaträkning.

Vad är underhåll, och hur skiljer det sig från drift?

Underhåll är i stället åtgärder som bevarar eller återställer byggdelarnas funktion: takomläggning, fasadrenovering, fönsterbyte, stambyte, hissmodernisering och liknande. Här är intervallen betydligt längre, ofta flera decennier, men kostnaden desto större när den väl inträffar. Det är det planerade underhållet som fångas upp i föreningens underhållsplan: en sammanställning av byggdelarna med bedömd återstående livslängd, tidpunkt för nästa åtgärd och en uppskattad kostnad, sträckt över en horisont på i storleksordningen 30 till 50 år.

Skillnaden är alltså inte bara semantisk. Drift håller huset fungerande just nu. Underhåll håller huset i gott skick över tid. Blandas de ihop riskerar båda att skötas dåligt: driftbudgeten blir orealistisk om den ska bära stora engångskostnader, och underhållsplanen blir missvisande om den fylls med poster som egentligen är löpande drift.

Planerat och avhjälpande underhåll: vad är skillnaden?

Ordet underhåll täcker i sin tur flera olika saker, och det är här de flesta missförstånd uppstår. Den europeiska standarden för underhållsterminologi, SS-EN 13306, skiljer i grunden på underhåll som görs för att förebygga fel och underhåll som görs efter att ett fel har upptäckts. Åtgärder som planeras med fasta intervall räknas i standardens mening till det förebyggande underhållet. I fastighetsförvaltning brukar indelningen ändå uttryckas i tre typer:

Bokföringsnämnden (BFN) har gett indelningen en praktisk betydelse för bostadsrättsföreningar. I sin vägledning om kompletterande upplysningar i bostadsrättsföreningars årsredovisning nämner BFN stambyte, takomläggning, fönsterbyte, fasadrenovering, hissutbyte, dränering och utbyte eller renovering av värmesystem som exempel på det som normalt är planerat underhåll. Vanliga reparationer av mindre omfattning som görs vid behov, och åtgärder på grund av olyckshändelse eller skadegörelse, räknas enligt vägledningen inte dit. Längre ned förklarar vi varför det spelar roll för föreningens nyckeltal.

Gränsdragningen i praktiken

De svåra fallen är sällan de stora projekten eller städavtalet, utan allt däremellan. Tabellen visar hur posterna brukar hanteras. Den är tänkt som en utgångspunkt för samtalet med er förvaltare, inte som ett facit.

En tumregel som fungerar i de flesta föreningar är att fråga tre saker: går åtgärden att förutse, återkommer den med flera års mellanrum och är beloppet så stort att det behöver sparas ihop? Blir svaret ja på alla tre hör åtgärden hemma i underhållsplanen. Blir svaret nej på någon av frågorna är det sannolikt drift, förebyggande underhåll eller en reparation.

Varför kallas det ibland "drift- och underhållsplan"?

I praktiken används termen på lite olika sätt beroende på vem som skriver den. Vissa förvaltare och konsulter tar fram ett samlat dokument som beskriver både driften, avtal, rutiner, ansvarsfördelning, kontaktuppgifter till leverantörer, och det periodiska underhållet i samma paket, för att ge styrelsen en helhetsbild av hur fastigheten sköts. Tanken är god: driften och underhållet påverkar trots allt samma hus och samma budget, och en styrelse som bara ser den ena halvan riskerar att missa sammanhanget.

Andra använder "drift- och underhållsplan" helt synonymt med bara underhållsplan, utan att någon driftdel egentligen finns med. Eftersom termen inte är strikt definierad i lag eller branschstandard är rådet enkelt: fråga vad som faktiskt ingår innan ni tolkar en offert, mall eller ett avtal som innehåller ordet "drift". Det kan spara både missförstånd och pengar.

Vad bör ingå i respektive del?

Ett sätt att hålla isär de två är att tänka i tidshorisont och beslutsnivå:

• Driftdelen beskriver löpande rutiner och avtal: vem som städar, vem som röjer snö, vilka serviceavtal som finns för hiss och ventilation, vem som svarar på felanmälan och hur akuta ärenden hanteras. Det här är beslut som ofta ligger nära den dagliga förvaltningen och sällan kräver stämmobeslut. Ventilationen visar tydligt hur de två delarna hänger ihop: filterbyten och service hanteras normalt i driften, medan aggregatbytet är en underhållspost, vilket vi går igenom i guiden om FTX-ventilation i BRF.
• Underhållsdelen beskriver fastighetens byggdelar, deras skick, bedömd livslängd och en tidsatt, kostnadssatt plan för när respektive del behöver åtgärdas. Det här är beslut med lång räckvidd som styr avsättningen till underhållsfonden och ofta kräver ett mer aktivt ställningstagande från styrelsen.

En driftdel som faktiskt går att använda brukar innehålla:

• en förteckning över avtal med leverantör, löptid och uppsägningstid
• kontaktvägar för felanmälan, jour och akuta skador
• de återkommande kontroller och besiktningar som huset omfattas av, med när de senast gjordes
• ett årshjul för säsongsarbeten, se nedan
• var husets ritningar, relationshandlingar och drift- och underhållsinstruktioner finns

Ser ni ett dokument som kallas drift- och underhållsplan är det värt att kontrollera att båda delarna faktiskt finns med, och att de är tydligt åtskilda snarare än sammanblandade i en enda lista.

Drift- och underhållskostnader: vad består de av?

I en bostadsrättsförenings resultaträkning brukar kostnaderna för drift och underhåll bestå av ungefär samma grupper av poster, även om uppställningen skiljer sig mellan förvaltare:

• Taxebundna kostnader: uppvärmning, el, vatten och avlopp samt avfall. I många föreningar är det den största och mest rörliga delen av driften.
• Fastighetsskötsel och städning: fastighetsskötare, trapphusstäd, snöröjning och skötsel av mark.
• Serviceavtal och kontroller: hiss, ventilation, brandlarm, portar och återkommande besiktningar.
• Förvaltning och administration: ekonomisk och teknisk förvaltning, revision och styrelsekostnader.
• Försäkring och fastighetsavgift.
• Reparationer: det avhjälpande underhållet, alltså det som går sönder under året.
• Planerat underhåll: ofta en egen rad när det kostnadsförs, åtskild från reparationerna.

Vad nivån bör ligga på går inte att säga generellt. Den beror på husets ålder och storlek, uppvärmningsform, hur mycket som ingår i avgiften och hur mycket föreningen sköter själv. Ett jämförelsetal som alla föreningar har är däremot energikostnad per kvadratmeter, som sedan de skärpta reglerna om bostadsrättsföreningars årsredovisningar ska redovisas i förvaltningsberättelsen. Enligt BFN:s allmänna råd räknas det fram ur föreningens kostnader för värme, el och vatten. Eftersom nyckeltalet redovisas för flera år bakåt är det ofta mer upplysande att följa er egen utveckling än att jämföra med en annan förening, vars hus och avtal kan se helt annorlunda ut.

Hur hänger drift och underhåll ihop ekonomiskt?

Ekonomiskt lever de två i olika delar av föreningens redovisning. Driftkostnader belastar resultatet samma år de uppstår och påverkar årsavgiften direkt genom den löpande budgeten. Planerat underhåll bekostas i stället i huvudsak av sparande som byggs upp över tid genom årsavgifterna, ibland kompletterat med lån, medan en del av det egna kapitalet enligt stadgarna reserveras som avsättning till underhållsfonden, ofta i takt med underhållsplanen. Själva avsättningen är alltså en omföring inom det egna kapitalet, inte en kostnad. Utgiften för själva underhållsåtgärden kan beroende på regelverk och åtgärdens art antingen kostnadsföras eller, enligt K3-regelverket, aktiveras som en komponent och skrivas av över tid.

Praktiskt innebär det att en förening kan ha en välskött, förutsägbar drift men ändå hamna i en akut avgiftshöjning om underhållsplanen är inaktuell eller saknas, eller tvärtom ha en fin underhållsplan men dålig kontroll på de löpande driftkostnaderna, som gärna smyger uppåt år för år och äter av utrymmet för avsättning. Båda delarna behöver skötas, men med olika verktyg och olika kadens.

Varför klassningen syns i nyckeltalen

Gränsdragningen är inte bara en fråga om ordning och reda. Nyckeltalet sparande per kvadratmeter, som också ska stå i förvaltningsberättelsen, bygger enligt BFN:s allmänna råd på ett justerat resultat där bland annat årets avskrivningar och årets kostnad för planerat underhåll läggs tillbaka. Tanken är att nyckeltalet ska visa vad föreningens löpande verksamhet genererar, oberoende av vilket år de stora projekten råkar infalla.

Följden är att klassningen påverkar vad medlemmar, köpare och banker läser ut. Bokförs ett planerat takbyte som en vanlig reparation ser sparandet sämre ut än det är. Klassas i stället löpande reparationer som planerat underhåll ser sparandet bättre ut än det är, och föreningen kan uppfattas som mer välskött än den faktiskt är. En tydlig underhållsplan gör gränsdragningen lättare att försvara, eftersom det då går att visa att åtgärden faktiskt var planerad. Hur era poster ska klassas och redovisas bör ni alltid stämma av med revisorn eller den ekonomiska förvaltaren.

Drift- och underhållsinstruktioner efter en entreprenad

Ett närliggande begrepp som ofta blandas ihop med drift- och underhållsplanen är drift- och underhållsinstruktioner, i branschen ofta kallade DoU-instruktioner eller drift- och underhållshandlingar. De är inte en plan, utan den dokumentation som entreprenören lämnar över när en ombyggnad eller installation är klar: hur systemen är tänkta att fungera, hur de ska skötas och kontrolleras, samt produktblad, protokoll och relationshandlingar som visar hur det faktiskt blev byggt.

Svensk Byggtjänst ger ut en branschstandard för hur sådan dokumentation kan föreskrivas och upphandlas. Enligt den ska dokumentationen, om inget annat har avtalats, levereras digitalt och senast i anslutning till att slutbesiktningen inleds, så att besiktningsmannen kan pröva om den uppfyller avtalet. Standarden påpekar också att senare utgåvor av AMA inte längre har särskilda koder för underlag till drift- och underhållsinstruktioner. Ansvaret ligger därför i högre grad på beställaren att i beskrivningen skriva in vad som ska levereras.

För en styrelse betyder det i praktiken:

• Skriv in kraven redan i förfrågningsunderlaget. Det som inte står i avtalet brukar inte levereras. Läs mer i guiden om att upphandla entreprenör.
• Kontrollera dokumentationen vid slutbesiktningen, inte veckor senare när entreprenören lämnat bygget. Vad besiktningen omfattar går vi igenom i guiden om entreprenadbesiktning.
• Spara den där nästa styrelse hittar den. Instruktionerna är underlaget för både driftens rutiner och nästa revidering av underhållsplanen. Efter ett stambyte är till exempel kvalitetsdokument för våtrummens tätskikt svåra att få fram i efterhand.

Ett årshjul för drift och underhåll

Det enklaste sättet att få driften och underhållet att hänga ihop är ett gemensamt årshjul, där säsongsarbeten, kontroller och budgetarbete ligger inlagda. Upplägget nedan är ett exempel som behöver anpassas efter ert hus, era avtal och ert räkenskapsår.

Poängen med att lägga dem i samma hjul är att iakttagelser från driften ska nå underhållsplanen. En fastighetsskötare som varje höst rensar samma igensatta stuprör, eller en felanmälan som återkommer i samma trapphus, är ofta den första signalen om att en byggdel närmar sig slutet av sin livslängd.

Vanliga missförstånd

Några fällor återkommer i styrelsearbetet:

• Att tro att underhållsplanen ska fånga även driftkostnader som städ och snöröjning. Den gör det normalt inte, och ska inte behöva göra det.
• Att försöka lägga in akuta reparationer i underhållsplanen. De går inte att tidsätta och hör hemma som en rimlig post för reparationer i driftbudgeten.
• Att en offert som innehåller ordet "drift" automatiskt innebär att de stora byggdelsåtgärderna är täckta. Kontrollera alltid innehållet, inte bara rubriken.
• Att driftkostnaderna ses som fasta och opåverkbara. Avtalen går ofta att omförhandla eller effektivisera, till skillnad från underhåll som styrs av byggdelens faktiska skick.
• Att glömma bort att stigande driftkostnader, till exempel el, värme eller städavtal, successivt äter upp utrymmet för avsättning till underhållsfonden om budgeten inte stäms av regelbundet.
• Att skjuta upp planerat underhåll för att hålla nere avgiften. Uppskjutet underhåll försvinner inte, utan kommer tillbaka som dyrare reparationer och ett större behov längre fram.

Vem gör vad: egen regi eller förvaltare?

Styrelsen har det yttersta ansvaret för både drift och underhåll, men utförandet kan organiseras på olika sätt. Mindre föreningar sköter ofta en del av driften själva, med städdagar och en styrelseledamot som håller i kontakten med leverantörerna. Större föreningar lägger vanligen driften på en teknisk förvaltare eller fastighetsskötare och ekonomin på en ekonomisk förvaltare. Oavsett upplägg bör förvaltningsavtalet säga vem som gör vad, vem som får beställa reparationer och upp till vilket belopp, och vem som håller underhållsplanen aktuell. Det är när ansvaret för planen inte är utpekat som den brukar bli liggande.

Så håller ni koll på båda

Driften hanteras oftast bäst löpande av förvaltaren eller fastighetsskötaren, med tydliga avtal och en årlig genomgång i samband med budgeten. Underhållet kräver ett annat verktyg: en levande underhållsplan som ni bygger och underhåller över tid, snarare än en statisk pdf som blir inaktuell. Vår checklista för underhållsplanen går igenom vad som ska ingå, och guiden om att uppdatera underhållsplanen visar hur ofta den bör ses över.

Med Planbo bygger ni underhållsplanen utifrån era egna byggdelar, får branschvärden för intervall och kostnader föreslagna, och ser hur avsättningen till fonden hänger ihop med kommande åtgärder, utan att blanda in de löpande driftposterna i samma bild.