Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Planbo behandlar personuppgifter när ni använder vår tjänst för underhållsplanering. Vi värnar om er integritet och behandlar uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

1. Personuppgiftsansvarig

Planbo tillhandahålls av DOARK AB (org.nr 559011-9862). Frågor om personuppgifter besvaras på daniel@planbo.se.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: e-postadress, och lösenord om ni loggar in med ett. Lösenordet sparas bara som ett hashvärde, aldrig i klartext. Loggar ni in med en kod via e-post finns inget lösenord.
• Uppgifter om objektet: uppgifter ni själva lägger in om er förening, ert bolag eller er fastighet (namn, adress, org.nr, byggår, byggdelar, kostnader m.m.).
• Kontaktuppgifter: namn, företag, e-postadress och eventuellt telefonnummer som ni själva lämnar när ni hör av er via ett kontakt- eller offertformulär på webbplatsen, samt det fria meddelande ni själva skriver i formuläret.
• Teknisk data: grundläggande logg- och användningsdata för drift och säkerhet.

3. Varför och med vilken rättslig grund

• Tillhandahålla tjänsten (fullgöra avtal): för att skapa konto, spara er plan och visa beräkningar.
• Drift, support och säkerhet (berättigat intresse).
• Besvara förfrågningar som ni skickar via kontakt- eller offertformulär (berättigat intresse). Vi använder uppgifterna för att kontakta er om Planbo och säljer dem aldrig vidare.
• Offerter från entreprenörer (samtycke). Har ni tackat ja i appen kan vi visa uppgifter ur planen för entreprenörer som vill lämna offert: objektets namn, kommun, typ av kommande åtgärd, ungefärligt år och uppskattat värde. Kontaktuppgifter visas inte där. Lämnar en entreprenör en intresseanmälan kopplar vi ihop er. Inget delas utan samtycket, och det går att ta tillbaka i appen när som helst.
• Fakturering vid betalt abonnemang (fullgöra avtal/rättslig förpliktelse).
• Utskick om tjänsten och relevanta påminnelser (berättigat intresse; ni kan alltid avregistrera er).
• Omdömen (berättigat intresse): när en förening har haft Planbo Pro i en månad ber vi Trustpilot skicka en inbjudan att lämna ett omdöme om Planbo till en administratör i föreningen. Det görs en gång per förening, och den som har avregistrerat sig från våra utskick får ingen inbjudan.

4. Var uppgifterna lagras och vem som behandlar dem

Det ni lägger in i Planbo lagras i Sverige: databasen, inloggningen, uppladdade dokument och säkerhetskopiorna. Vi använder personuppgiftsbiträden för drift och utskick och ingår personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Utanför Sverige behandlas bara det som står vid respektive tjänst nedan.

• Adminor AB, Sverige: Planbos egen server, där databasen, inloggningen och uppladdade dokument lagras. Servern och säkerhetskopiorna finns i Stockholm, och Adminor är ett svenskt bolag med egen hårdvara och eget nät.
• Resend: e-post som Planbo skickar, till exempel välkomstmejl, påminnelser, inbjudningar och utskick till boende.
• Anthropic, USA: AI-tjänsten bakom Lykta. När ni använder Lykta skickas uppgifter ur planen dit, när ni låter Lykta läsa dokument eller foton skickas de dokument och foton ni väljer, och när en förening eller ett bolag slås upp skickas namnet, organisationsnumret och den registrerade adressen. Uppgifterna behandlas då i USA. Lykta kan stängas av för hela kontot eller för ett enskilt objekt under Inställningar. Är Lykta avstängd skickas ingenting om objektet till Anthropic: inga dokument, inga foton, inga uppgifter ur planen och inga uppslag i appen. Kollen på planbo.se, som används utan konto, påverkas inte.
• Telegram: när ett konto skapas får vi en intern notis med e-postadressen och objektets namn.
• Google: besöksstatistik och annonsmätning, se avsnitt 7.
• Meta Platforms Ireland Limited: annonsmätning för Planbos annonser på Instagram och Facebook, bara om ni samtyckt, se avsnitt 7.

Några funktioner hämtar uppgifter från andra tjänster eller lämnar uppgifter till dem. Då skickas det som behövs för uppgiften:

• Trustpilot A/S, Danmark: för inbjudan till omdömen skickar vi administratörens e-postadress, föreningens eller administratörens namn och en referens till Trustpilot, som skickar inbjudan. Inbjudan har en egen länk för att avstå.
• Fortnox: vid fakturering läggs kunden upp i vårt bokföringssystem med objektets namn, organisationsnummer och adress samt e-postadressen till objektets administratör.
• Bolagsverket: när en förening eller ett bolag slås upp skickas organisationsnumret för att hämta namn och registrerad adress.
• mackan.eu: när ni söker efter en förening på namn i kollen skickas det ni skriver till den här söktjänsten, som föreslår föreningar som matchar.
• Boverket: energideklarationen hämtas ur Boverkets register med kommun och fastighetsbeteckning eller gatuadress.
• Lantmäteriet: när huskartan öppnas i appen skickas objektets adress eller fastighetsbeteckning till Lantmäteriet, som svarar med fastighetens gräns och uppgifter om husen. Det görs bara för inloggade användare, och uppgifterna publiceras aldrig på föreningens hemsida.
• OpenStreetMap: för att visa husen och objekten på kartan skickas adressen till OpenStreetMaps söktjänst Nominatim och husets koordinater till Overpass, som hämtar husens konturer. Kartbilderna hämtas från OpenStreetMaps servrar. När portföljen visas på kartan skickar er webbläsare adressen direkt till Nominatim, och OpenStreetMap ser då er IP-adress.
• SMHI: vädret i hälsningen på Översikten hämtas av Planbos server ur SMHI:s öppna prognos. Servern frågar efter kommunens centralort eller en punkt avrundad till ungefär en kilometer, aldrig efter er, och er IP-adress når inte SMHI.
• Google Fonts, jsDelivr, unpkg och cdnjs: sidorna hämtar typsnitt och programbibliotek härifrån. Er webbläsare skickar då er IP-adress och adressen till sidan som hämtar filen.

Betalning sker mot faktura. Vi tar inte emot kortuppgifter.

5. Hur länge vi sparar

Uppgifter ni lämnar i ett formulär utan att ha ett konto, alltså en förfrågan eller en intresseanmälan, sparar vi så länge de behövs för att besvara och följa upp ärendet, och vi går igenom dem minst en gång om året. I övrigt sparar vi era uppgifter så länge ni har ett aktivt konto. När ni raderar ert konto tas era objekts data bort, förutom uppgifter vi enligt lag måste behålla (t.ex. bokföringsunderlag). Har någon annan i en förening eller ett bolag rätt att redigera planen, lämnas planen över till den personen i stället för att raderas.

6. Era rättigheter

Ni har rätt att begära registerutdrag, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet, samt att invända mot viss behandling. I appen kan ni när som helst exportera en kopia av det öppna objektet som JSON och radera era objekt. Kopian bär inte foton eller dokumentens filer, och en förvaltare med flera objekt tar en fil per objekt. Vill ni ha ett fullständigt registerutdrag begär ni det på daniel@planbo.se. Hör av er till daniel@planbo.se.

7. Cookies och lagring i webbläsaren

Nödvändig lagring. Inloggningen och en kopia av er plan sparas i webbläsarens lokala lagring (localStorage), så att ni förblir inloggade och kan arbeta vidare. Den lagringen krävs för att tjänsten ska fungera. Planbo sätter ingen egen cookie för det. Ert val i rutan om annonsmätning sparas på samma sätt.

Planbos egen besöksstatistik. För att se hur sidorna och appen används sparar webbläsaren ett slumpat besöks-id (planbo_vid) i localStorage. Händelser som sidvisningar och klick på knappar sparas i Planbos databas på servern i Sverige tillsammans med besöks-id:t, sidans adress, föregående sida och kampanjuppgifterna i länken. Händelserna innehåller inte ert namn eller er e-postadress. I kollen sparas också det ni söker efter och föreningens organisationsnummer. Statistiken skickas bara från planbo.se och doark.se.

Google Analytics. Vi använder Google Analytics för att se hur många som besöker sidorna och vilka sidor som används. Det sätter cookies (_ga), och er IP-adress anonymiseras innan den lagras. Statistiken kopplas inte till er som person.

Annonsmätning. När vi annonserar på Google, Instagram och Facebook vill vi kunna se vilka annonser som leder till att någon hittar hit. Det kräver ytterligare cookies. De sätts aldrig utan att ni aktivt samtyckt. Är annonsmätning påslagen får ni frågan i en ruta vid ert första besök, och säger ni nej fungerar Planbo precis som vanligt utan att någon annonscookie sätts. Ni kan ändra er när som helst: återställ ert val här.

Meta. Säger ni ja laddas Metas pixel. Den skickar till Meta att ni besökt sidan, och i kollen och appen att ni gjort kollen eller skapat ett konto, tillsammans med er IP-adress, webbläsarens uppgifter och Metas cookies (_fbp, och _fbc om ni kom via en annons). Vi och Meta är gemensamt ansvariga för insamlingen och överföringen till Meta; Meta ansvarar självt för hur uppgifterna sedan används, enligt Metas integritetspolicy. Uppgifterna kan föras över till Meta Platforms, Inc. i USA, som omfattas av EU:s och USA:s ramverk för dataskydd (Data Privacy Framework). Med ert samtycke kan vi också visa Planbos annonser igen för den som besökt sidorna. Säger ni nej, eller svarar inte alls, hämtas ingenting från Meta.

Vi säljer aldrig era uppgifter, och vi använder inte annonsdata för att profilera enskilda personer.

8. Föreningens hemsida och anslagen

En förening som har tillägget Hemsida får en publik sida på planbo.se, och kan visa samma sida på en egen adress som föreningen äger. Där visas bara det styrelsen har valt i Planbo: föreningens namn och adress, uppgifter om huset, underhållet, anslagen, de dokument styrelsen valt och en kontaktadress. Belopp, fondens saldo och ledamöternas namn visas bara om styrelsen väljer det. Planbo publicerar aldrig uppgifter ur Lantmäteriets register på sidan. Sidan är öppen för alla och kan hittas via sökmotorer.

Felanmälan och motioner på hemsidan. Har styrelsen slagit på formulären kan medlemmar och boende skicka en felanmälan eller en motion via föreningens hemsida. Det ni skriver sparas i Planbos databas i Sverige tillsammans med ert namn, er lägenhet eller adress och den e-postadress eller det telefonnummer ni lämnar. Det läses bara av föreningens styrelse, alltså de som är administratörer eller redaktörer för föreningen i Planbo, som tar emot det som ett ärende eller avvisar det. Föreningen är personuppgiftsansvarig för uppgifterna och Planbo är personuppgiftsbiträde. Det styrelsen har hanterat tas bort ur inkorgen 30 dagar efter att det hanterades, och det som inte har hanterats tas bort efter ett år. Det styrelsen tagit emot som ärende finns sedan i föreningens plan tills styrelsen tar bort det. Styrelsen kan få ett mejl om att något har kommit in, men mejlet innehåller inte det ni skrivit. Planbos server använder er IP-adress för att begränsa hur många ärenden som kan skickas från samma uppkoppling.

Försäljningar. Styrelsen kan välja att visa föreningens försäljningar de senaste två åren på hemsidans sida för mäklare. Då visas för varje försäljning månaden, antalet rum, ytan, priset avrundat till närmaste tusental kronor och priset per kvadratmeter. Lägenhetsnummer, våning, exakt datum och vem som köpt eller sålt visas aldrig, och försäljningarna visas bara när det finns minst tre under perioden. Ett pris för en lägenhet som går att identifiera är en personuppgift: föreningen är personuppgiftsansvarig och Planbo personuppgiftsbiträde, och därför visas försäljningarna först när styrelsen har valt det.

Ett anslag som styrelsen sätter upp med en QR-kod kan läsas på planbo.se av den som har länken eller koden, tills styrelsen tar ned det eller dess sista dag har passerat.

Hemsidan och anslagssidorna har ingen besöksstatistik och ingen annonsmätning, sätter inga kakor och sparar ingenting i webbläsaren. De hämtar inga typsnitt eller bibliotek från andra tjänster. Planbos server använder er IP-adress för att begränsa hur många anrop som görs från samma uppkoppling.

9. Ändringar

Vi kan uppdatera policyn. Väsentliga ändringar meddelas via tjänsten eller e-post.