Så väljer ni verktyg för underhållsplanen

Guide av arkitekterna på doARK · uppdaterad 11 oktober 2026

Ett digitalt verktyg kan göra underhållsplanen till något styrelsen faktiskt arbetar i: åtgärder bockas av, avsättningen räknas om och nästa styrelse hittar allt på ett ställe. Samtidigt blir föreningen beroende av leverantören om planen inte går att ta med sig. Här är frågorna att ställa till varje leverantör innan ni bestämmer er, och vad svaren betyder för föreningen.

Vi som skrivit guiden är arkitekter på doARK i Helsingborg och har byggt Planbo. Därför står våra egna svar för sig sist, och frågorna före dem gäller för alla verktyg, också vårt.

Börja med vad planen ska göra för er

Bestäm först tre saker: vem som tar fram planen (styrelsen själv, en konsult eller förvaltaren), vem som håller den aktuell mellan de grundliga genomgångarna, och vilka som ska läsa den. Det är oftast styrelsen, revisorn och förvaltaren, men också medlemmarna och ibland en köpare eller en bank. Hur själva planen tas fram går vi igenom i guiden om att göra en underhållsplan steg för steg.

Planen har dessutom fått en plats i årsredovisningen. Föreningen ska i förvaltningsberättelsen ange om den har en aktuell underhållsplan, och med en aktuell plan menar Bokföringsnämnden i sin vägledning en plan som är uppdaterad utifrån de förhållanden som är kända för styrelsen. Hur ofta och på vilket sätt planen ska ses över säger reglerna inte, något revisorer har diskuterat i FAR:s tidning Balans. Hur er förening gör bedömningen stämmer ni av med revisorn. Den blir enklare med en plan som visar vad som har gjorts och som räknas om när något ändras, och där gör verktyget skillnad.

Tio frågor att ställa till varje leverantör

Be gärna om svaren skriftligt. Då blir de lätta att jämföra, och de går att hänvisa till om något senare blir oklart.

1. Vem äger planen, och kan ni ta den med er?

Fråga i vilka format planen går att exportera och om exporten innehåller allt: byggdelarna, mängderna, åren, kostnaderna och det utförda underhållet. En PDF räcker för att läsa planen, men ett kalkylark i Excel eller CSV är lättare att arbeta vidare i och att läsa in i ett annat verktyg. Fråga också vad som händer med planen om föreningen slutar betala: raderas den, låses den eller finns den kvar att läsa?

2. Vad kostar det, och vad ingår?

Be om priset för hela föreningen per år och fråga vad det beror på, till exempel antalet lägenheter eller hus. Fråga om moms ingår och om det tillkommer avgifter för att lägga in planen, för fler användare eller för uppdateringar. Be sedan om den samlade kostnaden för fem år. Då blir olika upplägg jämförbara. Vad det kostar att låta en konsult ta fram själva planen går vi igenom i guiden om vad en underhållsplan kostar.

3. Hur länge binder ni er?

Kontrollera hur långt avtalet är, vilken uppsägningstid som gäller och om avtalet förlängs automatiskt. Fråga om det finns en provperiod där ni kan prova med ert eget hus innan ni bestämmer er.

4. Vem lägger in planen, och kan ni börja från den ni har?

Har föreningen redan en plan i Excel eller PDF sparar det mycket arbete om verktyget kan läsa in den, i stället för att någon skriver av den för hand. Fråga hur det går till, om ni får granska det som läses in innan det sparas, och hur lång tid det brukar ta för en förening i er storlek.

5. Varifrån kommer priserna och livslängderna?

Kostnaden och intervallet för varje byggdel styr hela planen. Fråga var förslagen kommer ifrån, hur de hålls aktuella och om ni kan ändra dem när ni får en verklig offert. Fråga också om kostnaderna räknas upp över tid och i så fall hur, så att ni vet om ett belopp gäller i dagens penningvärde eller för ett kommande år. Typiska intervall finns i guiden om livslängder för byggdelar.

6. Räknar verktyget fram vad ni bör sätta av?

Planen blir ett beslutsunderlag först när den säger något om ekonomin. Fråga om verktyget visar en rekommenderad avsättning till underhållsfonden, hur den räknas fram och om den går att visa per lägenhet och månad, så att styrelsen kan förklara den för medlemmarna.

7. Hur håller ni planen aktuell?

En plan åldras från dagen den skrivs. Fråga hur ni markerar en åtgärd som utförd, om planen räknas om när ni ändrar ett årtal eller ett belopp, och vad som händer med historiken. Det är historiken som visar nästa styrelse varför planen ser ut som den gör. Hur ofta planen behöver ses över står i guiden om att uppdatera underhållsplanen.

8. Vilka kan arbeta i planen?

Fråga om flera i styrelsen kan ha egna inloggningar, om det finns olika behörigheter och om revisorn och förvaltaren kan få åtkomst. Fråga särskilt vad som händer vid ett styrelsebyte. En plan som bara finns i en avgående ledamots dator eller e-post är i praktiken förlorad. Hur ansvaret brukar fördelas står i guiden om förvaltaren och underhållsplanen.

9. Vad får ni ut till stämman och revisorn?

Fråga vilka rapporter verktyget ger: en sammanställning till styrelsen, ett underlag inför stämman och uppgifter som revisorn och den ekonomiska förvaltaren kan använda för komponentavskrivning enligt K3. Hur uppgifterna ska användas i årsredovisningen stämmer ni av med revisorn.

10. Var lagras uppgifterna, och vem behandlar dem?

Planen innehåller sällan känsliga personuppgifter, men e-postadresser, kontaktuppgifter och en eventuell lägenhetsförteckning med medlemmarnas namn är personuppgifter. Fråga i vilket land uppgifterna lagras, vilka underleverantörer som behandlar dem, till exempel för e-post eller AI-tjänster, och om leverantören erbjuder ett biträdesavtal. Fråga också hur ni får ut och raderar allt om ni slutar.

Ett verktyg ersätter inte en besiktning

Verktyget räknar på det ni lägger in. Hur taket, fasaden eller stammarna faktiskt mår avgörs på plats, och den bedömningen behöver göras om med några års mellanrum. Fråga därför också om leverantören kan besiktiga huset eller hänvisa till någon som kan, och om resultatet går att föra in i planen. Vad en statusbesiktning innebär har vi en egen guide om.

Så går ni tillväga

1. Skriv ned vad föreningen behöver. Vem arbetar i planen, vem läser den, och vad säger era stadgar om underhållsplanen?
2. Ställ samma frågor till minst två leverantörer.
3. Prova med ert eget hus under en provperiod om det går. Lägg in några byggdelar ni känner väl och se om resultatet stämmer med er bild.
4. Be om en referens från en förening i ungefär er storlek.
5. Läs avtalet innan ni skriver under, särskilt uppsägning, förlängning och vad som händer med planen när avtalet upphör.

Så svarar Planbo på samma frågor

Villkoren och integritetspolicyn gäller före den här sammanfattningen.

• Ägande och export. Planen ligger hos föreningen, med all historik, och följer med om ni byter förvaltare. Ni kan när som helst exportera den som PDF, Excel/CSV, SIE-fil och en JSON-kopia av objektet. Kopian bär varken foton eller dokumentens filer.
• Pris. Planbo Pro kostar 3 900 kr per år exklusive moms för hela föreningen. Provperioden är 14 dagar, kostar inget och kräver inget kort. Priset kan räknas upp med index inför en ny abonnemangsperiod, och det meddelas i god tid före förnyelsen.
• Avtal. Ingen bindningstid. Pro förnyas årsvis och betalas mot faktura med 30 dagar netto, och ni har öppet köp i 30 dagar från fakturadatum. Ni kan säga upp abonnemanget när som helst. Det gäller då till periodens slut och övergår sedan till gratisnivån, och planen finns kvar och går att exportera.
• Att lägga in planen. Planbo föreslår byggdelarna utifrån husets byggår och storlek, och ni anger mängder och när något senast gjordes. En befintlig plan i Excel eller PDF lämnar ni till Lykta, Planbos assistent för föreningens papper, och ni granskar och godkänner varje värde innan något förs in.
• Priser och livslängder. Byggdelsbiblioteket innehåller över tusen byggdelar med intervall och riktpriser från doARK:s egna projekt.
• Avsättning. Planbo räknar fram den lägsta årliga avsättning som håller fonden på plus hela planperioden, i dagens penningvärde och med kostnaderna uppräknade år för år. Ni ser den i kronor per år, per kvadratmeter och per lägenhet och månad.
• En aktuell plan. Markera en åtgärd som utförd eller ändra ett årtal, så räknas fond och avgiftspåverkan om direkt.
• Åtkomst. Flera i styrelsen kan ha egna inloggningar med olika behörighet, revisorn kan få läsbehörighet och förvaltaren en egen inloggning. Planbo finns också för iPhone och iPad.
• Stämma och revisor. Rapporten inför stämman är klar på en minut, och exporten till Excel/CSV har en komponentindelning som underlag för K3-redovisningen, att stämma av med revisorn.
• Uppgifterna. Er data lagras i Sverige, på Planbos egen server hos Adminor i Stockholm, och säkerhetskopiorna finns också i Sverige. När ni använder Lykta skickas uppgifter ur planen och de dokument och foton ni väljer till Anthropic i USA, och Lykta går att stänga av. Mejl skickas genom e-posttjänsten Resend. Vi använder personuppgiftsbiträden för drift och utskick och har personuppgiftsbiträdesavtal med dem, och alla mottagare står i integritetspolicyn.
• Besiktning. Behöver ni en besiktning på plats, eller vill ni att vi gör hela planen, lämnar arkitekterna på doARK en offert.

3 min 29 s

För förvaltare och fastighetsägare

Samma frågor gäller när ni förvaltar många föreningar eller äger fastigheter, men några tillkommer: om planerna går att jämföra över hela beståndet, om underhållet kan prövas mot en budgetram per fastighet eller bolag, och om uppgifterna kan föras över till ekonomisystemet. Läs mer om underhållsplaner i ett bestånd och om Planbo för förvaltare och för fastighetsägare.