Förvaltaren och underhållsplanen: vem ansvarar för vad?
När en bostadsrättsförening har förvaltare är det ofta förvaltaren som tar fram underhållsplanen, håller den aktuell och föredrar den för styrelsen. Ansvaret för föreningens förvaltning ligger ändå kvar hos styrelsen, och ansvaret för att huset hålls i gott skick hos föreningen. Den här guiden är skriven för er som förvaltar föreningar: vad lagen säger, hur rollerna brukar fördelas mellan styrelse, ekonomisk och teknisk förvaltare, och vad som bör stå i förvaltningsavtalet för att planen inte ska falla mellan stolarna.
Kort svar:
- Föreningen ansvarar för att huset och marken hålls i gott skick (bostadsrättslagen 7 kap. 4 §).
- Styrelsen ansvarar för förvaltningen och får delegera, men ska kontrollera att delegationen fungerar (lagen om ekonomiska föreningar 7 kap. 4 §).
- Förvaltaren gör det som avtalet säger: ofta besiktning, planering och kostnadsbedömning på den tekniska sidan, och budget, avsättning och bokslut på den ekonomiska.
- Beslutet om planen och avsättningen fattas av föreningen, inte av förvaltaren.
- Gränsdragningen hör hemma i förvaltningsavtalet, inklusive vem som äger planen om uppdraget upphör.
Vad säger lagen om ansvaret?
Tre bestämmelser bär frågan.
- Föreningens underhållsansvar. Enligt 7 kap. 4 § bostadsrättslagen är föreningen skyldig att hålla lägenheten, huset och marken i gott skick, i den mån ansvaret inte vilar på bostadsrättshavaren enligt 12 §. Var gränsen mot medlemmen går avgörs i stor utsträckning av stadgarna, se guiden om stadgar och underhållsansvar.
- Styrelsens ansvar. Bostadsrättslagen hänvisar i 9 kap. 12 § till reglerna om föreningens ledning i lagen om ekonomiska föreningar. Där står i 7 kap. 4 § att styrelsen ska ansvara för föreningens organisation och förvaltningen av dess angelägenheter och fortlöpande bedöma den ekonomiska situationen. Delegeras uppgifter till andra ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.
- Underhållsplanen i lagtexten. Bostadsrättslagen nämner en teknisk underhållsplan uttryckligen bara i reglerna om den ekonomiska planen, som ska visa fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren (3 kap. 1 a §). För en befintlig förening finns inget generellt krav på hur planen ska se ut eller hur ofta den ska uppdateras, men många stadgar knyter avsättningen till fonden till en underhållsplan.
Följden för er som förvaltare är att ni kan göra det mesta av arbetet med planen, men inte ta över ansvaret för den. Hur ansvaret ska läsas i ett enskilt fall, till exempel vid en tvist om ett eftersatt underhåll, är en juridisk bedömning som föreningen bör ta med sin revisor eller jurist.
Så brukar rollerna fördelas
Ingen lag säger vem som gör vad mellan styrelse och förvaltare; det följer av avtalen. Tabellen visar en vanlig fördelning, som en utgångspunkt för att pröva ert eget avtal.
| Uppgift | Styrelsen | Teknisk förvaltare | Ekonomisk förvaltare |
|---|---|---|---|
| Statusbesiktning och bedömning av skick | Beställer | Utför eller beställer | – |
| Åtgärder, intervall och kostnader i planen | Godkänner | Tar fram och uppdaterar | – |
| Avsättning till underhållsfonden | Föreslår eller beslutar enligt stadgarna | Lämnar underlaget | Räknar och lägger i budgeten |
| Årsbudget och avgift | Beslutar | Lämnar kommande åtgärder | Tar fram förslaget |
| Upphandling av större åtgärder | Beslutar och tecknar avtal | Tar fram underlag, ofta även byggledning | Följer upp mot budget |
| Utfört underhåll | Attesterar | För in i planen | Bokför |
| Årsredovisning och förvaltningsberättelse | Undertecknar | Lämnar uppgifter om åtgärder | Upprättar |
Hos många förvaltare ligger den tekniska och den ekonomiska rollen i samma bolag, och i mindre föreningar sköter styrelsen ibland den tekniska delen själv med en konsult som tar fram planen. Det som spelar roll är att varje rad har en namngiven ägare.
Där gränsdragningen brukar skava
- Planen och budgeten lever olika liv. Den tekniska sidan flyttar ett takbyte två år, men budgeten och avsättningen räknas på den gamla planen. Bestäm vem som stämmer av de två och när.
- Utfört underhåll når aldrig planen. Fakturan bokförs, men planen visar fortfarande åtgärden som kommande och räknar med en kostnad som redan är tagen. Följden är en för hög avsättning, eller att nästa åtgärd hamnar på fel år.
- Två planer i samma förening. En konsultplan i en pärm och en förvaltarplan i ett system, med olika priser och intervall. Styrelsen vet inte vilken som gäller, och revisorn ser en tredje siffra i årsredovisningen.
- Planen följer inte med vid ett byte. Ligger planen i förvaltarens system utan möjlighet till export får föreningen börja om när uppdraget upphör.
- Byggdelar och komponenter matchar inte. I en förening som redovisar enligt K3 ska byggnaden delas in i komponenter. Är planens byggdelar indelade på ett annat sätt blir det svårt att följa upp planen mot redovisningen, se guiden om K3 i bostadsrättsföreningar. Hur indelningen görs är en fråga för revisorn.
En plan per förening, samma struktur i hela beståndet
Med Planbo ser ni status och kommande åtgärder för varje förening i en portföljvy, med er prislista i alla planer. Styrelserna får egna inloggningar till sin förening och ser samma plan som ni. Vi visar hur det ser ut med en av era egna föreningar.
Boka en visning Med en av era egna föreningar · volympris på offertDet här bör stå i förvaltningsavtalet
De flesta oklarheter går att förebygga med några rader i avtalet. Gå igenom punkterna nedan när ett uppdrag tecknas eller förnyas.
- Vad som ingår. Upprättande av plan, årlig översyn, revidering med ny besiktning och föredragning för styrelsen: vilka av dem ingår i det fasta arvodet och vilka beställs separat?
- Hur ofta planen ses över. Lagen anger inget intervall. En vanlig praxis är en översyn inför varje budget och en grundligare revidering i storleksordningen vart femte år.
- Vem som för in utfört underhåll, och hur snart efter att en åtgärd slutbesiktigats.
- Vad styrelsen får och när. Styrelsen ska enligt 7 kap. 5 § lagen om ekonomiska föreningar meddela skriftliga instruktioner för när och hur uppgifter som behövs för dess bedömning av föreningens ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras, om det inte skulle sakna betydelse med hänsyn till föreningens begränsade storlek och verksamhet. Rapporteringen om planen kan vara en del av det.
- Vem som äger planen. Skriv att planen och dess underlag tillhör föreningen och lämnas över i ett redigerbart format när uppdraget upphör.
- Gränsen mot upphandling och byggledning. Att planera en åtgärd är något annat än att handla upp och leda den; det brukar vara ett eget uppdrag, se guiden om att upphandla en entreprenör.
Så blir planen ett beslutsunderlag för styrelsen
En underhållsplan som bara lämnas över som en tabell över femtio år blir sällan läst. Det styrelsen behöver från er som förvaltare är svaret på några få frågor:
- Vad behöver beslutas i år, och vad kan vänta?
- Räcker avsättningen, och vad betyder den per lägenhet och månad?
- Vilka år blir tunga, och hur ska de finansieras?
- Vad har ändrats sedan förra översynen, och varför?
Svaren bör stå på första sidan, med planen som bilaga. Hur planen i sig byggs upp och vad den ska innehålla går vi igenom i den kompletta guiden om underhållsplan för BRF, och när och hur den ska revideras i guiden om att uppdatera underhållsplanen. Kopplingen till fonden finns i guiden om underhållsfonden.
När ni förvaltar många föreningar
Med tio, trettio eller hundra föreningar blir planerna ett eget arbetsmaterial. Planer som tagits fram av olika konsulter, med olika priser och intervall, går inte att jämföra, och det blir svårt att se vilken förening som behöver uppmärksamhet först. Några saker brukar göra störst skillnad:
- Samma struktur i alla planer, så att en takomläggning heter och räknas likadant i varje förening.
- En gemensam prislista som ni kan uppdatera på ett ställe när priserna ändras.
- Utfört underhåll på ett ställe, så att både den tekniska och den ekonomiska sidan räknar på samma uppgifter.
- Styrelsens egen åtkomst till sin förenings plan, så att samma underlag gäller vid mötet som hos er.
Det är den situationen Planbo för förvaltare är byggt för: hela beståndet i en vy, er prislista i alla planer och en plan som tillhör föreningen och följer med den om den byter förvaltare.