Underhållsplaner i ett bestånd: samma prislista och intervall
Den som förvaltar tio eller trettio föreningar har nästan alltid planer från flera håll: en konsultplan från 2018, en plan som en tidigare förvaltare tog fram, en som styrelsen gjort själv i ett kalkylark. Var för sig kan de vara bra. Men lägger ni dem bredvid varandra går de inte att jämföra, och då går det inte heller att säga vilken förening som behöver er först. Den här guiden handlar om varför planerna glider isär och hur en gemensam prislista, gemensamma intervall och gemensamma antaganden gör dem jämförbara, utan att någon förenings plan blir sämre.
Kort svar:
- Planer är bara jämförbara när de räknar med samma prisnivå, samma syn på moms, samma innehåll i varje à-pris och samma byggdelsindelning.
- En gemensam prislista för beståndet, med angivet prisår och vad varje pris omfattar, löser den största delen av problemet.
- Gemensamma intervall är ett utgångsläge, inte ett tvång: det föreningen vet om sitt eget hus, från besiktning och utfört underhåll, går alltid före standarden.
- Varje plan tillhör sin förening. Styrelsen beslutar om planen och avsättningen, och bör få veta när en plan ändras för att prislistan har uppdaterats.
Varför går planer från olika konsulter inte att jämföra?
Två planer kan visa samma takomläggning med kostnader som skiljer sig med tiotals procent, utan att någon av dem räknat fel. Skillnaden ligger i förutsättningarna, och de står sällan på första sidan. De vanligaste källorna:
| Förutsättning | Hur den brukar variera | Följd |
|---|---|---|
| Prisnivå | Priserna gäller det år planen gjordes, ibland långt tillbaka | En äldre plan ser billigare ut än den är |
| Moms | Inklusive eller exklusive, ofta utan att det sägs | Momsen, 25 procent ovanpå priset, kan saknas eller räknas två gånger |
| Vad à-priset omfattar | Med eller utan ställning, etablering, projektering, byggledning och oförutsett | Samma åtgärd, olika belopp |
| Intervall | Ett tak kan ligga på 30 år i en plan och 45 i en annan | Olika avsättningsbehov för samma byggdel |
| Horisont | 10, 30 eller 50 år | Stora poster som stammar hamnar innanför eller utanför planen |
| Kostnadsutveckling | Dagens penningvärde eller uppräknat med en antagen procentsats | Summorna går inte att lägga bredvid varandra |
| Byggdelsindelning | "Tak" som en post, eller pannor, papp, plåt och rännor för sig | Det går inte att se vad som ingår i en post |
| Utgångsläge | Senast åtgärdat hämtat ur faktiska uppgifter, eller antaget ur byggåret | Åtgärder hamnar på fel år |
Ett påhittat exempel visar hur det slår. Förening A har en plan från för några år sedan där takomläggningen räknas till 1 100 kr/m² exklusive moms och utan ställning. Förening B har en färsk plan där samma åtgärd räknas till 1 700 kr/m² inklusive moms, ställning och projektering. Läst rakt av ser B:s tak ut att kosta mer än en och en halv gång så mycket, fast husen kan vara likvärdiga. Den som bara tittar på summorna drar slutsatsen att A har god marginal och B ett problem, och det kan vara precis tvärtom.
En gemensam prislista för beståndet
En prislista som gäller alla planer i beståndet tar bort de tre första raderna i tabellen på en gång. Den behöver inte vara lång, men varje rad bör svara på samma frågor:
- Byggdel och åtgärd, till exempel "yttertak, betongpannor, omläggning", inte bara "tak".
- Enhet: kvadratmeter, löpmeter, styck eller lägenhet.
- Vad priset omfattar och vad som inte ingår. Ställning, etablering, rivning, avfall, projektering och byggledning är de poster som oftast skiljer.
- Prisår, så att det syns när priset senast stämdes av.
- Moms. En bostadsrättsförening är i regel inte momsregistrerad för bostäderna och betalar därför momsen, så planens priser brukar vara inklusive moms. Har föreningen lokaler som hyrs ut med frivillig beskattning kan det se annorlunda ut; stäm av med den ekonomiska förvaltaren.
- Källa: egna upphandlingar, en licensierad prisdatabas eller en kalkyl. Er egen erfarenhet från genomförda upphandlingar i beståndet är ofta den bästa källan ni har.
Lägg prislistan på ett ställe och låt planerna hämta priserna därifrån. Kopieras priserna in i varje plan för hand blir de olika igen efter första uppdateringen.
När en förening ska ha ett eget pris
En gemensam prislista är ett förval. Har en förening en offert, ett avtal eller ett känt utfall för en viss åtgärd bör det priset gälla i just den föreningens plan, med en anteckning om varifrån det kommer. Detsamma gäller när huset avviker: en takkupa som kräver kran, ett tak med ovanlig lutning eller en fasad mot gata där ställningen kräver tillstånd. Det viktiga är att avvikelsen är medveten och går att förklara, inte att alla planer har exakt samma siffror.
Gemensamma intervall, men inte samma år
Ett intervall säger hur ofta en åtgärd brukar behöva göras. Det är något annat än året då den ska göras i en viss förening. Den skillnaden är lätt att tappa när planerna standardiseras.
Bestäm ett standardintervall per byggdel för hela beståndet, inom det spann som fackmässigt brukar gälla, så att samma tak inte står på 30 år i en plan och 45 i nästa utan skäl. Sajtens guide om livslängd på byggdelar visar typiska spann, till exempel ca 40–60 år för ett tak med betong- eller tegelpannor och ca 30–50 år för omputsning. Där väljer ni ett värde och skriver ned varför.
Därefter gäller en enkel ordning när ett år ska sättas i en enskild förening:
- Det föreningen redan vet eller har beslutat: utfört underhåll med år, en beslutad åtgärd eller ett tecknat avtal.
- Det besiktningen säger om byggdelens skick, som kan flytta en åtgärd tidigare eller senare.
- Beståndets standardintervall, räknat från när byggdelen senast åtgärdades.
- Ett generellt riktvärde, bara när inget av ovanstående finns.
Ordningen gör det möjligt att standardisera utan att skriva över det föreningen faktiskt vet. Ett standardintervall får aldrig flytta en åtgärd som besiktningen bedömt som akut, och inte heller lägga ett nytt takbyte på ett tak som lades om för fem år sedan.
Er prislista i varje plan, och varje förening med sina egna år
I Planbo lägger ni in era egna à-priser en gång, och de gäller i varje förening när planer räknas fram. Lämnar ni en rad tom används Planbos riktpris. Portföljvyn visar sedan alla föreningar sorterade efter brådska. Vi visar hur det ser ut med en av era egna föreningar.
Boka en visning Med en av era egna föreningar · volympris på offertGemensamma antaganden i alla planer
Prislistan och intervallen räcker inte om planerna räknar på olika sätt i övrigt. Bestäm också:
- Horisont. Samma antal år i alla planer, så att stora poster som stammar och fönster syns i varje förening. När en förening upprättar en ekonomisk plan, till exempel vid nyproduktion eller ombildning, ska planen enligt bostadsrättslagen innehålla en teknisk underhållsplan för de kommande 50 åren (3 kap. 1 a §). Många väljer samma horisont även i befintliga föreningar.
- Penningvärde. Antingen dagens penningvärde i alla planer, eller samma antagna kostnadsökning per år. Blanda inte.
- Byggdelsindelning. En fast lista över byggdelar, gärna med samma namn i alla planer, så att en takomläggning heter och räknas likadant överallt. Redovisar föreningarna enligt K3 bör indelningen också gå att följa upp mot komponenterna i redovisningen; hur komponenterna ska delas in är en fråga för revisorn, se guiden om K3 i bostadsrättsföreningar.
- Hur utfört underhåll förs in, så att både ni och styrelsen ser samma läge efter en åtgärd.
Så inför ni det i ett befintligt bestånd
De flesta förvaltare tar inte fram nya planer för alla föreningar på en gång. Ett rimligt arbetssätt är att göra om planerna i takt med att de ändå ses över:
- Sätt upp prislistan och standardintervallen utifrån de upphandlingar ni gjort de senaste åren och de spann som gäller fackmässigt.
- Läs in de befintliga planerna rad för rad, med deras egna år och mängder. Det föreningen vet om sitt hus ska följa med, inte ersättas av en schablon.
- Markera avvikelserna där en plans pris eller intervall skiljer sig från standarden, och avgör för varje rad om skillnaden har ett skäl eller ska rättas.
- Föredra ändringen för styrelsen innan den nya planen används som underlag för budget och avsättning.
- Uppdatera prislistan vid behov, till exempel inför budgetarbetet, och låt planerna räknas om därifrån.
- Jämför föreningarna först när planerna räknar på samma sätt, till exempel planens kostnad per kvadratmeter och år.
Att lägga in en befintlig plan och hålla den aktuell går vi igenom i guiden om att uppdatera underhållsplanen.
Vad styrelsen behöver få veta
När en plan räknas om mot en ny prislista kan avsättningsbehovet ändras utan att något har hänt med huset. Det är lätt att missförstå, och det hör hemma i föredragningen. Säg vad som ändrats och varför: "Behovet har ökat för att priserna i planen nu motsvarar dagens nivå och inkluderar ställning", inte bara den nya siffran. Beslutet om planen och avsättningen ligger hos föreningen, se guiden om förvaltaren och underhållsplanen, och avsättningens koppling till planen i guiden om underhållsfonden.
Den gemensamma prislistan ger dessutom styrelserna något de sällan har: en jämförelse. Ligger en förenings plan klart över de andra föreningarna i beståndet per kvadratmeter finns det ofta en förklaring, som ålder eller ett eftersatt underhåll, och då är det värt att säga.
Vanliga misstag
- Att ersätta föreningens egna år med standardintervallet, så att utfört underhåll eller en besiktning tyst försvinner ur planen.
- Att jämföra planer innan förutsättningarna är gemensamma. Jämförelsen säger då mer om konsulterna än om husen.
- Att låta prislistan stå orörd i flera år. En gemensam lista som inte uppdateras gör alla planer fel på samma sätt.
- Att inte skriva ut vad priset omfattar. Utan den uppgiften går det inte att jämföra planen med en offert när åtgärden väl ska upphandlas.
- Att ändra planen utan att förklara för styrelsen varför behovet ändrats.