Underhållsbudget för en fastighet: hur stor bör ramen vara?
Underhållsbudgeten för en fastighet sätts bäst ur en underhållsplan, inte ur en schablon per kvadratmeter. Planen säger vad byggnaden behöver år för år, snittet över planperioden ger ramen, och riktvärden per användning används för att pröva att nivån är rimlig. Här går vi igenom hur ni räknar fram ramen, vilka nivåer som brukar gälla för bostäder, kontor, handel och lager, och vad ni gör med de år då ett stort arbete spränger budgeten.
Kort svar:
- Utgå från planen. Summan av de planerade åtgärderna under planperioden, delad med antalet år, ger ett årligt snitt att sätta ramen efter.
- Pröva nivån per kvadratmeter. Planbos riktvärden ligger i storleksordningen 120–250 kr/m² och år för bostäder, 140–300 kr för kontor och 60–150 kr för lager och logistik. De är riktvärden ur uppdragserfarenhet, inte publicerad statistik.
- Räkna på rätt yta. Boarea för bostäder och lokalarea för lokaler.
- Håll hyresgästens del utanför ramen men synlig i planen.
- Planera toppåren i förväg. Ett takbyte eller en fasadrenovering går sällan att rymma i ett normalår.
Drift, underhåll och investering: vad hör till budgeten?
Tre begrepp blandas ofta ihop, och det är skälet till att budgetar för olika fastigheter sällan går att jämföra.
- Drift är det som återkommer varje år för att byggnaden ska fungera: värme, el, vatten, fastighetsskötsel, städning, snöröjning, försäkring och serviceavtal. Driften går att budgetera ur förra årets utfall.
- Underhåll är de periodiska åtgärder som återställer en byggnadsdel till ursprunglig funktion: omläggning av tak, ommålning, fönsterbyte, byte av ventilationsaggregat eller hissmodernisering. Underhållet kommer i ojämna år och kräver en plan.
- Investering är det som höjer standarden eller ändrar byggnaden, till exempel en tillbyggnad, en ombyggnad för en ny hyresgäst eller en ny energilösning.
Den här guiden handlar om underhållet. Gränsen mot drift är sällan svår, men gränsen mot investering är det, och den spelar roll både för bokslutet och för skatten. Mer om det längre ned.
Underhållet i driftnettot
Driftnetto brukar räknas som hyresintäkterna minus kostnaderna för drift, underhåll, fastighetsskatt och administration, före avskrivningar och räntor. Exakt vad som räknas in skiljer sig mellan bolag och värderare, men underhållet ingår nästan alltid. Det betyder att en budget som tyst skjuter underhåll framåt ger ett högre driftnetto i år och ett lägre längre fram. En köpare, en bank eller en värderare som läser driftnettot vill därför veta om underhållet är normalt eller eftersatt.
En ram att pröva planen mot
För en fastighetsägare betalas underhållet ur det löpande kassaflödet, ur eget kapital eller med lån, och frågan inför budgetåret är därför en annan: hur mycket underhåll ska vi räkna med per år, och vilka år blir dyrare än så?
Svaret är en underhållsram: ett belopp per år som bolaget räknar med i budgeten och prövar planen mot. Ramen gör två saker. Den ger driftnettot en rimlig underhållsnivå, och den pekar ut de år då planen kräver mer, så att finansieringen kan ordnas i tid.
Äger ni flera fastigheter i var sitt aktiebolag behöver varje bolag sin egen ram. Bolagen gör egna bokslut, och ett stort takbyte i ett av dem går inte att jämna ut mot ett lugnt år i ett annat.
Så räknar ni fram ramen ur underhållsplanen
En underhållsplan listar byggnadens delar, när de senast åtgärdades, hur länge åtgärden brukar hålla och vad nästa åtgärd bedöms kosta. Ur den går ramen att räkna fram i fyra steg.
- Summera planen. Lägg ihop alla planerade åtgärder under planperioden, i dagens penningvärde. En period på 30 år eller mer fångar de stora byggnadsdelarna, som tak, fasad och stammar.
- Dela med antalet år. Snittet är den nivå som i längden bär byggnadens underhåll.
- Dra ifrån hyresgästens del. Det som hyresgästerna bekostar enligt avtalen belastar inte bolagets ram.
- Pröva mot riktvärdet. Räkna om snittet till kronor per kvadratmeter och jämför med riktvärdet för byggnadens användning. Ligger ni långt utanför bör ni ta reda på varför innan ramen fastställs.
Räkneexempel
Ett påhittat exempel: en kontorsfastighet på 4 000 m² lokalarea har en underhållsplan som över 30 år summerar till 27 miljoner kronor i dagens penningvärde. Snittet blir 900 000 kronor per år, eller 225 kr/m² och år, vilket ligger inom spannet för kontor. Av planen bekostar hyresgästerna enligt avtalen i storleksordningen 100 000 kronor per år, så bolagets egen del blir omkring 800 000 kronor per år. Det är ramen bolaget räknar med i budgeten.
Samma plan visar att taket står på tur om tre år, till omkring 6 miljoner kronor. Det året går alltså långt över ramen, och det är just det budgeten behöver säga i tid.
Riktvärden per användning
En lagerhall och ett kontorshus med samma yta har helt olika underhåll. Lagret har stort tak och enkel fasad men få installationer och ytskikt, kontoret har fler fönster, mer ventilation, hissar och fler ytor att underhålla. Därför behöver jämförelsen göras per användning. Tabellen visar Planbos riktvärden för planerat underhåll per kvadratmeter och år, sett över hela planperioden.
| Användning | Yta som räknas | Planerat underhåll, kr/m² och år |
|---|---|---|
| Bostäder | Boarea | ca 120–250 |
| Bostäder med lokaler | Bruttoarea | ca 120–260 |
| Kontor | Lokalarea | ca 140–300 |
| Handel och butik | Lokalarea | ca 110–250 |
| Industri och verkstad | Lokalarea | ca 90–200 |
| Lager och logistik | Lokalarea | ca 60–150 |
| Vård, skola och förskola | Lokalarea | ca 150–320 |
| Hotell och restaurang | Lokalarea | ca 180–380 |
| Parkering och garage | Bruttoarea | ca 50–140 |
Läs spannen som en rimlighetskontroll, inte som ett facit. En nyare byggnad hamnar ofta i underkant, en byggnad med eftersatt underhåll eller kulturhistoriska värden kan ligga över. Jämför alltid snittet över hela planperioden, inte ett enskilt år: ett tioårsfönster som råkar innehålla ett takbyte säger lite om den långsiktiga nivån.
Räkna på rätt yta
Kronor per kvadratmeter är bara jämförbart om ytan är densamma. För bostäder används boarea och för lokaler lokalarea. För hus med både bostäder och lokaler, och för parkeringshus, räknas riktvärdet på bruttoarea, eftersom ingen av de andra ytorna täcker hela byggnaden. Jämför då bara med samma sorts hus. En lagerbyggnad har ingen boarea alls, och en budget som delas med fel yta ger ett nyckeltal som inte betyder något. Har fastigheten flera hus med olika användning är det tydligast att räkna varje hus för sig.
Moms
Har bolaget valt frivillig beskattning för uthyrningen av sina lokaler, enligt 12 kap. mervärdesskattelagen, kan en del av momsen på underhållet vara avdragsgill, och då är det rimligt att budgetera underhållet exklusive den delen. För bostäder är momsen normalt en kostnad. Säg alltid i budgeten vilken momsbas beloppen har, annars går planer och bolag inte att jämföra. Hur stor andel som är avdragsgill är en fråga för er revisor.
Toppåren: när ett år spränger ramen
Ett snitt beskriver ett år som sällan inträffar. I en bostadsfastighet jämnar underhållet ut sig någorlunda, men en industri- eller logistikfastighet har ofta några få byggnadsdelar som bär nästan hela planen. Ett tak på flera tusen kvadratmeter kan kosta mer än tio normalår tillsammans.
Planera därför toppåren som egna beslut:
- Dela stora åtgärder i etapper. Ett stort tak läggs sällan om på en gång. En indelning i två eller tre etapper över lika många år sprider kostnaden och gör varje etapp möjlig att rymma, men varje etapp bär sin egen etablering.
- Samordna med hyresavtalen. Ett arbete som kan göras när en lokal står tom mellan två hyresgäster stör mindre än ett arbete mitt i en hyrestid.
- Bestäm finansieringen i förväg. Lån, eget kapital eller ett kassaflöde som sparas från lugnare år. Det viktiga är att beslutet fattas innan åtgärden brådskar.
- Tidigarelägg inte bara för att det finns utrymme. En åtgärd som görs för tidigt kostar ändå hela sitt belopp, och byggnadsdelen hinner sällan förbrukas.
Hyresgästens del av underhållet
I ett lokalhyresavtal är det vanligt att hyresgästen står för inre ytskikt och för verksamhetens egna installationer, ibland också för delar av utemiljön. Det som hyresgästen bekostar ska inte in i bolagets ram, men det bör finnas med i planen. Annars säger planen mindre om byggnadens verkliga behov, och en köpare som läser den får fel bild av vad som är gjort och vad som återstår.
Fördelningen står i varje enskilt hyresavtal, ofta i en gränsdragningslista som bilaga. Den skiljer sig mellan avtal, även i samma fastighet, och kan ändras vid omförhandling. Gå därför igenom avtalen innan ni sätter ramen, och stäm av med den som skrivit dem om fördelningen är oklar.
Eftersatt underhåll hör inte till snittet
Har en byggnadsdel redan passerat den tid den brukar hålla är åtgärden försenad. Den ska inte fördelas ut över kommande år som om den vore planerad, utan redovisas för sig: vad som är eftersatt, sedan när, och vad det bedöms kosta. Ett snitt som räknas på en plan där det mest brådskande inte syns ger en ram som ser rimlig ut men inte räcker.
Det försenade är också det en köpare eller bank frågar efter först. En separat redovisning av eftersatt underhåll gör det lättare att förklara både budgeten och driftnettot.
Budgeten i bokslutet och deklarationen
Hur en utgift för underhåll hanteras kan skilja sig mellan bokföringen och beskattningen. Enligt 19 kap. 2 § inkomstskattelagen får utgifter för reparation och underhåll av en byggnad dras av omedelbart, även om utgifterna i räkenskaperna skrivs av genom årlig avskrivning. Ändringsarbeten som är normala i verksamheten behandlas på samma sätt, men inte åtgärder som innebär en väsentlig förändring av byggnaden.
I bokslutet enligt K3 delas byggnaden normalt in i komponenter, och ett byte av en hel komponent brukar då redovisas som en tillgång som skrivs av, medan löpande underhåll kostnadsförs. I K2 ser reglerna annorlunda ut. Samma takbyte kan alltså se olika ut i resultaträkningen och i deklarationen. Planen kan märka varje åtgärd som underhåll, byte eller investering och ge ett underlag, men det är ett underlag att stämma av med revisorn, inte skatteråd.
Se vilka år som går över ramen, bolag för bolag
Planbo Fastighet prövar underhållsplanen mot budgetramen för varje bolag, sett över 5, 10 eller 30 år, med hyresgästens del för sig. Vi visar hur det ser ut med ett av era egna bolag.
Boka en visning Med ett av era egna bolag · pris på offertSå bygger ni underhållsbudgeten, steg för steg
- Skaffa en aktuell underhållsplan för varje fastighet, gärna byggd på en statusbesiktning.
- Ange användning och yta per hus, med boarea för bostäder och lokalarea för lokaler.
- Märk vem som bekostar varje åtgärd enligt hyresavtalen.
- Räkna snittet över planperioden och jämför med riktvärdet för användningen.
- Redovisa eftersatt underhåll för sig, med belopp och sedan när.
- Sätt ramen per bolag och ange momsbasen.
- Peka ut toppåren och bestäm etappindelning och finansiering i god tid.
- Stäm av mot bokslutet med revisorn: vad som är underhåll, byte och investering.
- Följ upp årligen. Logga det som gjorts, så att planen och ramen flyttar med verkligheten.
Vanliga misstag
- En schablon per kvadratmeter utan plan. Den ser rimlig ut i budgeten men säger ingenting om när taket ska läggas om.
- Ett år i taget. En budget som bara ser nästa år missar toppåren tills de brådskar.
- Fel yta. Att dela en lagerbudget med en boarea som inte finns, eller en kontorsbudget med bruttoarea i stället för lokalarea, ger nyckeltal som inte går att jämföra.
- Hyresgästens del i ägarens ram. Ramen blir för hög, och driftnettot ser sämre ut än det är.
- Tyst uppskjutet underhåll. Driftnettot blir bättre i år och sämre sedan, och det märks vid en försäljning.
Vill ni veta vilka återkommande kontroller som dessutom är lagkrav, som OVK, hissbesiktning och energideklaration, finns de samlade i guiden om lagstadgade besiktningar i en fastighet. Hur länge olika byggnadsdelar brukar hålla står i guiden om livslängd på byggdelar, och vad en statusbesiktning omfattar i guiden om statusbesiktning. Är det taket som bär planen finns kostnadsnivåerna i guiden om takomläggning.