Samordnad upphandling av underhåll för flera föreningar

Guide av arkitekterna på doARK · uppdaterad 10 oktober 2026

Förvaltar ni många föreningar ser ni något som ingen enskild styrelse ser: att tre föreningar ska byta hissar inom två år, eller att två grannhus på samma gata ska lägga om taket nästan samtidigt. Att handla upp sådana åtgärder tillsammans kan ge en bättre upphandling och ett enklare genomförande. Men varje förening är en egen juridisk person med egen ekonomi, egen styrelse och eget ansvar för sitt hus. Den här guiden handlar om hur samordningen går till utan att den ansvarsfördelningen suddas ut.

Kort svar:

• Samordnad upphandling betyder att flera föreningar handlar upp samma slags åtgärd vid samma tid, med en gemensam förfrågan, men att varje förening fattar sitt eget beslut och normalt tecknar sitt eget avtal.
• Det som kan delas är främst förfrågningsunderlaget, etableringen, ställningar när husen ligger intill varandra, byggledningen och besiktningarna.
• Det som inte kan delas är beslutet, betalningsansvaret och byggherreansvaret. De ligger kvar i varje förening.
• Hur mycket det ger beror på åtgärden, avståndet mellan husen och marknadsläget. Lova inte styrelserna en viss procentsats i förväg.

Vad är samordnad upphandling?

Samordnad upphandling är när två eller fler fastighetsägare skickar ut en gemensam förfrågan för likartade åtgärder och låter entreprenörerna lämna anbud på helheten och på varje förenings del. För en förvaltare är det oftast föreningar i det egna beståndet, men det kan också vara grannhus med olika förvaltare.

Ordet upphandling ska inte förväxlas med offentlig upphandling. En bostadsrättsförening finansieras av sina medlemmar och är normalt inte en upphandlande myndighet eller ett offentligt styrt organ enligt lagen om offentlig upphandling (1 kap. 18 och 22 §§ LOU). Föreningarna kan därför i regel själva bestämma hur förfrågan går till. Kommunala bostadsbolag är något annat och har egna regler att följa.

När lönar det sig att samordna?

Samordning ger mest när åtgärden har stora fasta kostnader som kan delas, eller när en större volym gör förfrågan intressant för fler entreprenörer. Den ger minst när husen ligger långt ifrån varandra och åtgärden ändå måste göras hus för hus.

En tumregel: ju större del av kostnaden som är etablering, ställning och projektering, desto mer finns att vinna. Ju större del som är material och arbete i varje enskilt hus, desto mindre.

Vad varje förening beslutar själv

Hur nära föreningarna än samarbetar är det varje förening för sig som beställer arbetet på sitt hus. Tre saker följer av det:

• Beslutet. Underhåll enligt planen brukar beslutas av styrelsen inom ramen för stadgarna och budgeten. Går åtgärden utöver underhåll, till exempel en ombyggnad eller förbättring, kan den kräva beslut på stämman. Vilka beslut som kräver stämma går vi igenom i guiden om stämmobeslut.
• Byggherreansvaret. Plan- och bygglagen definierar byggherren som den som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten (1 kap. 4 § PBL). Varje förening är alltså byggherre för sitt hus, med det ansvar för kontrollplan, lov och anmälan som följer av det.
• Arbetsmiljön. Den som låter utföra ett byggnadsarbete ska enligt arbetsmiljölagen utse byggarbetsmiljösamordnare för projekteringen och för utförandet (3 kap. 6 §). Samma person kan ofta ha uppdraget i flera föreningar, men varje förening behöver utse personen och har kvar sitt ansvar.

Förvaltarens uppgift är att förbereda, samordna och föredra. Om förvaltaren får företräda föreningen mot entreprenören, och i så fall i vilka frågor, bör framgå av förvaltningsavtalet eller av en fullmakt från styrelsen. Hur ansvaret i övrigt fördelas mellan styrelse och förvaltare går vi igenom i guiden om förvaltaren och underhållsplanen.

Ett gemensamt avtal eller ett per förening?

Den gemensamma förfrågan kan leda till två slags avtal. Vilket som passar avgörs av åtgärden och av hur föreningarna vill fördela risken, och frågan är värd att gå igenom med en jurist innan förfrågan går ut.

I praktiken brukar ett avtal per förening vara det enklaste: förfrågan och tidplanen är gemensamma, men varje förening har sitt eget kontrakt, ofta enligt samma standardavtal, och sin egen slutbesiktning. Det som hålls ihop är tidplanen och de delade posterna, och det skrivs in i varje avtal.

Hur de delade kostnaderna fördelas

Bestäm fördelningen innan anbuden kommer in, så att ingen styrelse kan uppfatta att nyckeln valts för att gynna någon. Vanliga nycklar:

• Efter mängd, till exempel kvadratmeter tak eller fasad. Passar när åtgärden är likartad i alla hus.
• Efter andel av entreprenadsumman för föreningens egna arbeten. Passar när omfattningen skiljer sig mycket.
• Lika delar. Passar bara när husen är ungefär lika stora.

Ett påhittat exempel: två grannföreningar lägger om taket samma säsong. Den ena har 800 m² tak, den andra 1 200 m². Entreprenören anger etablering och ställning som en gemensam post, och föreningarna har bestämt att den delas efter takyta. Den mindre föreningen bär då 40 procent av den gemensamma posten och den större 60 procent, ovanpå sina egna arbeten. Båda kan sedan jämföra sitt pris med vad ett eget anbud hade kostat, om ett sådant tagits in.

Begär därför gärna att entreprenörerna anger både ett pris för den samordnade entreprenaden och ett pris för varje förening för sig. Då ser varje styrelse vad samordningen faktiskt ger, i stället för att behöva lita på en uppskattning.

Tidpunkten: när planerna inte ligger samma år

Två föreningars planer har sällan samma år för samma åtgärd. Samordningen kräver då att någon flyttar sin åtgärd, och det har en kostnad åt båda hållen:

• Att tidigarelägga en åtgärd betyder att pengarna behövs tidigare. Kontrollera att fonden och avsättningen räcker, eller att föreningen kan finansiera åtgärden på annat sätt.
• Att skjuta upp en åtgärd är bara rimligt om skicket tillåter det. En besiktning bör visa att byggdelen klarar de extra åren, annars riskerar föreningen följdskador som kostar mer än samordningen gav.

Uppdatera planen i den förening som flyttar sin åtgärd, så att avsättningen räknas på rätt år. Hur det görs finns i guiden om att uppdatera underhållsplanen.

Så går det till i sex steg

1. Hitta kandidaterna i planerna: samma byggdel och åtgärd inom några år i flera föreningar, gärna i hus som ligger nära varandra. Det förutsätter att planerna räknar på samma sätt, se guiden om underhållsplaner i ett bestånd.
2. Kontrollera skicket med en besiktning i varje förening, så att samordningen bygger på husens faktiska behov och inte bara på planernas år.
3. Föredra förslaget för varje styrelse för sig: vad som föreslås samordnas, vilket år, vad det betyder för föreningens plan och hur de delade kostnaderna fördelas.
4. Ta fram ett gemensamt förfrågningsunderlag med varje förenings omfattning redovisad för sig och en begäran om pris både samordnat och per förening. Hur en förfrågan i övrigt bör se ut finns i guiden om att upphandla en entreprenör.
5. Låt varje styrelse besluta om anbudet för sin del och teckna sitt avtal.
6. Genomför med en gemensam tidplan men med slutbesiktning, garantitid och ekonomisk uppföljning per förening. För sedan in det utförda i varje förenings plan.

Vanliga misstag

• Att lova en besparing i förväg. Hur mycket samordningen ger syns först när anbuden kommer in, och då bara om entreprenörerna också prissatt varje förening för sig.
• Att låta en förening bära beslutet åt de andra. Varje styrelse ska få se sin del av anbudet och fatta sitt eget beslut.
• Att flytta en åtgärd utan att uppdatera planen. Avsättningen räknas då på fel år.
• Att skjuta upp en åtgärd som inte tål det för att den ska passa en annan förenings tidplan.
• Att inte bestämma fördelningsnyckeln i förväg. En nyckel som väljs efter att anbuden kommit in är lätt att ifrågasätta.
• Att blanda ihop rollerna. Har förvaltaren eller någon i en styrelse kopplingar till en anbudsgivare ska det redovisas för alla föreningar.