Prioritera underhållet i ett bestånd av föreningar
En förvaltare med trettio föreningar har sällan problemet att det saknas underhåll att göra. Problemet är att allt inte går att göra samtidigt, varken av föreningarna eller av förvaltaren själv. Någon förening har en fond som tar slut om fyra år, en annan har ett tak som passerat sitt planerade år, en tredje har en OVK som förföll i våras. Den här guiden handlar om hur ni rangordnar det, och hur ni föreslår ordningen för styrelserna utan att fatta deras beslut.
Kort svar:
- Säkerhet och lagkrav först. Det som kan skada människor, och kontroller som är föreskrivna, går före allt annat.
- Sedan det som skyddar resten av huset. Tak, fasadens tätskikt, dränering och stammar ger följdskador när de brister, och följdskadorna brukar kosta mer än åtgärden.
- Sedan ekonomin. En förening vars fond inte räcker behöver ett underlag tidigare än en som har marginal.
- Sist samordningen. Det som kan göras samtidigt i flera föreningar kan flyttas något, men bara om skicket tillåter det.
- Styrelsen beslutar. Förvaltaren rangordnar och föreslår. Ordningen bör bygga på besiktning, inte bara på planens årtal.
Två olika prioriteringar
Ordet prioritera används om två saker som är bra att hålla isär:
- Förvaltarens arbetsordning i beståndet. Vilken förening behöver ett underlag, ett samtal eller en besiktning först? Det bestämmer ni själva, eftersom det gäller hur ni lägger er egen tid.
- Åtgärdsordningen inom en förening. Vilken åtgärd görs i år och vilken kan vänta? Det beslutar styrelsen, och vissa beslut kan kräva stämma. Ni bidrar med underlaget och ett förslag.
Hur ansvaret i övrigt fördelas mellan styrelse, ekonomisk och teknisk förvaltare går vi igenom i guiden om förvaltaren och underhållsplanen.
Fyra frågor som avgör ordningen
De flesta sätt att prioritera underhåll landar i samma fyra frågor. Ordningen mellan dem är viktigare än exakt hur ni poängsätter varje fråga.
1. Kan det skada någon, eller är det ett lagkrav?
Lösa delar på fasad och balkonger, trasiga räcken, brister i brandskyddet, elfel och hissar med anmärkningar går före. Detsamma gäller kontroller som är föreskrivna, till exempel obligatorisk ventilationskontroll och hissbesiktning, där intervallen följer av plan- och byggförordningen och Boverkets föreskrifter. Plan- och bygglagen kräver dessutom att ett byggnadsverk hålls i vårdat skick och underhålls så att dess utformning och tekniska egenskaper i huvudsak bevaras (8 kap. 14 §). Vilka kontroller som gäller och hur ofta finns i guiden om lagstadgade besiktningar.
2. Ger det följdskador om det väntar?
Vissa byggdelar skyddar andra. Ett tak som läcker, en fasad där vatten tränger in, en dränering som inte fungerar eller stammar som börjat läcka kan ge skador i bjälklag, väggar och lägenheter. Sådana följdskador brukar kosta mer än åtgärden som skulle ha förhindrat dem, och de är svårare att planera. Åtgärder som främst gäller utseende eller komfort, som målning av trapphus, kan oftare vänta utan att något annat tar skada.
3. Räcker föreningens pengar?
Här skiljer sig föreningarna mest. En förening vars fond tar slut inom några år, eller som har en stor åtgärd framför sig utan finansiering, behöver ett underlag tidigt, eftersom en höjd avsättning eller avgift tar tid att besluta och verkar först över flera år. En förening med god marginal kan vänta. Ekonomin avgör sällan om en nödvändig åtgärd ska göras, men den avgör hur tidigt styrelsen behöver veta. Hur fonden och avsättningen hänger ihop finns i guiden om underhållsfonden.
4. Kan något göras samtidigt?
Om två grannföreningar ska lägga om taket inom ett par år kan det finnas skäl att samordna. Det kan motivera att en åtgärd flyttas något, men bara så långt skicket tillåter. Samordning ska aldrig vara skälet till att en åtgärd som rör säkerhet eller följdskador skjuts upp. Hur samordningen går till finns i guiden om samordnad upphandling.
En enkel indelning i fyra nivåer
Många förvaltare och besiktningsmän använder en indelning i några få nivåer i stället för exakta poäng. Den gör det lättare att jämföra föreningar och att förklara ordningen för en styrelse. Ett exempel:
| Nivå | Vad det gäller | Exempel | Typisk tidpunkt |
|---|---|---|---|
| 1. Akut | Risk för personskada, lagkrav som inte är uppfyllt | Lösa fasaddelar, trasigt räcke, förfallen OVK, brist i brandskyddet | Så snart det går |
| 2. Följdskada | Byggdel som skyddar andra och har börjat brista | Läckande tak, skadad fasad eller balkongplatta, dränering som inte fungerar | Ofta inom ett till två år |
| 3. Planerat | Åtgärd som når slutet av sin livslängd | Fönsterbyte, hissmodernisering, stamrenovering enligt planen | Planens år, justerat efter besiktning |
| 4. Kan vänta | Utseende, komfort, förbättring | Målning av trapphus, ny utemiljö | När ekonomin och tidplanen tillåter |
Tidpunkterna är riktmärken, inte regler. En åtgärd kan flytta mellan nivåerna när skicket ändras, och det är just därför besiktningen behövs.
Skicket slår planens årtal
En underhållsplan anger när en åtgärd väntas behövas, utifrån byggdelens ålder och en normal livslängd. Det verkliga skicket kan avvika åt båda hållen. Ett tak kan vara i gott skick efter planerad livslängd, och ett annat kan behöva åtgärdas tidigare. Prioritera därför efter skick där det finns en aktuell besiktning, och låt planens år styra där det inte gör det. Saknas besiktning i en förening med stora åtgärder framför sig är det i sig ett skäl att flytta upp föreningen i er arbetsordning. Mer om vad en statusbesiktning ger finns i guiden om besiktning.
Se vilken förening som behöver er först
Planbos portfölj visar för varje förening om fonden täcker planen eller när den tar slut, vad som är försenat och vad som väntar inom tre år, sorterat efter brådska. Vi visar hur det ser ut med era egna föreningar.
Boka en visning Med en av era egna föreningar · volympris på offertSignaler att leta efter i beståndet
För att kunna jämföra föreningar behöver ni samma slags uppgifter från alla. Det här är signaler som brukar säga mest om var ni ska börja:
- Försenade åtgärder, alltså åtgärder vars planerade år redan passerat utan att de genomförts eller omprövats.
- Fondens räckvidd, om fonden täcker planen eller vilket år den tar slut med nuvarande avsättning.
- Stora åtgärder inom tre år, eftersom de behöver beslut, finansiering och upphandling i god tid.
- Förfallna eller saknade kontroller, som OVK eller hissbesiktning utan registrerat datum.
- Gamla eller saknade underlag, till exempel en plan som inte uppdaterats på länge eller ingen besiktning alls.
Signalerna går bara att jämföra om planerna räknar på samma sätt, med samma prislista och liknande intervall. Annars kan en förening se ut att ha det sämre ställt bara för att dess plan är upprättad med andra antaganden. Det går vi igenom i guiden om underhållsplaner i ett bestånd.
Så föreslår ni ordningen för styrelsen
En styrelse accepterar lättare en prioritering som den kan följa. Ett underlag som brukar fungera:
- Läget i korthet: vad som är försenat, vad som väntar inom några år och hur fonden räcker.
- Åtgärderna i ordning, med nivå och ett kort skäl för varje, till exempel risk för följdskada eller lagkrav.
- Vad det betyder för ekonomin, om avsättningen behöver ändras eller om en åtgärd behöver finansieras på annat sätt.
- Vad som kan vänta och varför, så att styrelsen ser att det är ett val och inte en glömska.
- Vad styrelsen behöver besluta, och om något kräver beslut på stämman. Det avgörs av stadgarna och lagen, och vid tveksamhet bör styrelsen stämma av med förvaltaren eller en jurist.
När styrelsen beslutat, för in besluten i planen så att avsättningen räknas på rätt år. Hur det görs finns i guiden om att uppdatera underhållsplanen.
Vanliga misstag
- Att låta planens årtal styra ensamt. Utan besiktning vet ni inte om åtgärden är för tidig eller redan sen.
- Att prioritera den styrelse som hör av sig mest. Den föreningen som är tyst kan ha det största behovet.
- Att skjuta upp det som skyddar resten av huset för att få råd med något som syns mer.
- Att jämföra föreningar vars planer räknar olika. Skillnaden kan då ligga i planerna, inte i husen.
- Att inte skriva ner varför något väntar. Nästa styrelse, eller nästa förvaltare, behöver kunna se att det var ett beslut.